Alléger sa charge de travail de gestionnaire d’OBNL grâce au numérique, Alain de Choeurs sans frontières témoigne !

Alléger sa charge de travail de gestionnaire d’OBNL grâce au  numérique, Alain de Choeurs sans frontières témoigne !

Réduire les tâches administratives et faciliter le travail des bénévoles, c’est le rêve de nombreux gestionnaires d’OBNL. L’équipe bénévole de Choeurs sans frontières gère sa vie associative grâce à Yapla. Voilà un bel exemple d’organisation qui allège considérablement la charge de travail de ses membres grâce au numérique. Bonne lecture !

 

Solène : ​Bonjour Alain ! Merci de m’accorder ce temps d’échange, je vous propose de commencer par une présentation de votre OBNL et de votre rôle.
 

Alain :​ Enchanté Solène ! Je suis Alain Lanctôt, le président du Conseil d’Administration de l’OBNL Chœurs sans frontières. Depuis 2006, notre mission c’est le développement et la promotion du chant choral francophone et particulièrement la chanson actuelle harmonisée. Dans l’organisation, nous sommes tous bénévoles. Nos membres proviennent de partout au Québec, d’autres provinces Canadiennes et même de France. Nous avons plus de 1200 individus enregistrés dans notre base de données Yapla. Le nombre de membres varie un peu chaque année mais nous avons toujours une base d’au moins 600 personnes.
 

Solène :​ Comment votre année associative est-elle rythmée ?
 

Alain​ : Nous proposons plusieurs événements. D’abord, la 3ème semaine de janvier, nous organisons habituellement un colloque avec une cinquantaine de chefs de chœur durant lequel nous avons des moments d’échanges, des ateliers etc. Chaque année, nous organisons le ​week-end des folies chantantes​ qui réunit entre 450 et 525 participants. Nous accueillons des chefs de chœur et nos participants dès le samedi matin, nous travaillons ensemble un nouveau répertoire dans de nouvelles harmonisations. Puis le lundi avant midi, on enregistre un CD souvenir.
 

Solène : ​Voilà une belle occasion de créer des liens forts avec vos membres, c’est super !
 

Alain​ : Effectivement, c’est un moment très convivial que j’apprécie beaucoup. Les partitions musicales sont ensuite publiées via notre maison d’édition qui en fait la distribution. Nous signons des ententes avec des éditeurs ou les auteurs-compositeurs afin de vendre leur matériel et de payer des droits d’auteur à ces derniers sur l’ensemble de la production.
 

Solène : ​En cette période assez contraignante pour l’événementiel, quelle organisation interne avez-vous mis en place ?
 

Alain​ : C’est vrai que nos événements sont, bien malheureusement, directement impactés par la pandémie. C’est pourquoi, depuis mars 2020, tous nos événements se font à distance. L’avantage du numérique, c’est que la distance importe peu et nous avons le plaisir de recevoir des chefs qui viennent de l’ouest canadien, de France et plus encore !
 

Solène : ​Cela m’amène à ma prochaine question, d’après vous, le numérique permet d’alléger votre charge de travail: vrai ou faux ?
 

Alain​ : C’est vrai, notamment sur le plan de la communication. Tout est géré et automatisé dans Yapla. Nous envoyons régulièrement des infolettres à nos contacts via la fonctionnalité​ Yapla Infolettre​. Nous avons même numérisé notre bulletin de liaison que l’on envoie 4 fois par an. Il en est de même pour les partitions que l’on vend à nos membres. Nos membres passent commande via Yapla et nous leur envoyons un PDF de façon automatique. Il ne faut pas négliger le temps de configuration en amont cependant mais, depuis que nous avons Yapla, nous ne faisons plus aucun envoi papier. Dans le fond, en plus de soulager notre planète, nous allégeons aussi notre charge de travail !
 

Solène : ​Bravo pour cette belle initiative ! Comment Yapla-t-il est devenu l’outil de gestion principal de votre OBNL ?
 

Alain​ : J’ai connu Yapla grâce à Charles Decroix, ancien directeur général de l’​Alliance Chorale du Québec. J’étais à la recherche d’une plateforme pour reconstruire le site internet de Chœurs sans frontières. Charles connaissait bien Yapla et en était très satisfait. J’ai simplement jeté un coup d'œil et échangé avec vous, et nous nous sommes lancés il y a 4 ans maintenant !
 

Solène : ​Et nous sommes ravis de vous compter parmi nos utilisateurs. D’après vous, sur la base de votre expérience, Yapla s’adapte aux besoins de votre OBNL : vrai ou faux ?
 

Alain​ : Absolument vrai ! La configuration de notre compte Yapla est particulière puisque nous avons des besoins précis. Nous gérons notre compte Yapla à deux avec une autre membre du C.A. Nous nous sommes réparti les tâches : elle gère tout ce qui est relatif aux inscriptions, aux cotisations etc et moi je m’occupe des infolettres par exemple. Nous sommes très bien secondés par votre équipe succès clients. Suite à notre demande, des rencontres et des formations ont été organisées. Nous savons aussi que nous pouvons faire appel à votre service de support à tout moment, c’est très appréciable. Cerise sur le sundae ! Suite à certaines de nos questions, il y a eu des améliorations de la plateforme qui ont permis d'encore mieux répondre à nos besoins.
 

"Cerise sur le sundae ! Suite à certaines de nos questions, il y a eu des améliorations de la plateforme qui ont permis d'encore mieux répondre à nos besoins."
 

Solène​ : Voilà une de nos priorités, offrir un outil le plus flexible possible qui s’adapte à tous les organismes ! Quelle est la prochaine étape dans votre utilisation de la plateforme ?
 

Alain : ​Nous utilisons déjà de nombreuses fonctionnalités dans Yapla : ​infolettres​, ​base de données​, ​adhésions​, ​événements​, ​site web​, etc.
Nous souhaiterions profiter entièrement des options avancées de Yapla, notamment la ​ comptabilité​. Cependant, nous n’avons pas encore le budget nécessaire, surtout cette année, avec le contexte actuel, nous avons moins d'entrées de fonds. Sinon, j’ai récemment échangé avec un de vos collègues pour développer une nouvelle catégorie de membres dans le but d’être encore plus pointu dans notre gestion et notre base de données. Cela nous permettra aussi de personnaliser davantage nos envois de communication en intégrant l'ajout de documents destinés à certaines personnes en particulier.
 

Solène : ​Je ne peux que vous encourager à poursuivre votre numérisation de cette façon. Plus globalement, quels sont les projets pour Choeurs sans frontières pour l’avenir ?
 

Alain​ : Nous souhaitons développer une formation en ligne comme des cours de solfège, des sessions sur les droits d’auteur, ou encore des formations à destination des administrateurs des différents organismes. Le format numérique est une bonne alternative en période de pandémie. Cela permettrait aussi à ceux qui sont éloignés de Montréal de participer.
 

Solène : ​Merci pour ce retour d’expérience Alain ! Toute l’équipe vous soutient dans la réalisation de ces beaux projets, n’hésitez pas à nous tenir informés de votre évolution. Un petit mot pour la fin ?
 

Alain​ : Nous sommes très contents d'utiliser une plateforme québécoise.. Nous avons vraiment un sentiment de proximité avec vous et c’est un réel plus pour notre association. En plus, la plateforme est vraiment accessible financièrement alors, merci Yapla !

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